St. Petersburg’daki Expoforum Kongre ve Sergi Merkezi, yılda 160’tan fazla etkinliğe ev sahipliği yapan, Avrupa’nın en modern fuar komplekslerinden biridir. Bu devasa organizasyonların perde arkasında ise stand görevlileri, tercümanlar ve fuar hostesleri yer alır. Peki, bu profesyoneller tam olarak ne iş yapar ve neden bu kadar kritik bir role sahiptirler?
Expoforum, üç sergi pavyonu, 10.000 delege kapasiteli bir kongre merkezi ve iki Hilton oteliyle 56 hektardan fazla bir alana yayılmıştır. Bu ölçekteki bir merkezde düzenlenen etkinliklerde, firmaların ürünlerini sergilediği stantlar adeta küçük birer işletme gibi çalışır. İşte bu noktada stand görevlileri devreye girer.
Stand görevlisi ne yapar?
Rusya fuar pazarında stand görevlisi kavramı, Batı’daki “dekoratif hostes” stereotipinin çok ötesine geçmiştir. Özellikle teknik fuarlarda, “teknik bilgiye sahip stand hostesi” olarak adlandırılan profesyoneller; misafirperverlik işlevlerini temel ürün bilgisiyle birleştirebilen kişilerdir.
Bir stand görevlisinin başlıca sorumlulukları şunlardır:
- Ziyaretçi elemesi (Visitor qualification): Büyük ölçekli fuarlarda firmalar her ziyaretçiye eşit zaman ayıramaz. Yetkin bir görevli, gelen kişinin bir satın alma yöneticisi mi, mimar mı, distribütör mü yoksa sadece meraklı bir ziyaretçi mi olduğunu hızla tespit eder. Bu eleme işlevi, teknik ekibin gerçek potansiyel müşterilere odaklanmasını sağlar.
- Potansiyel müşteri toplama ve veri yönetimi: Bir fuarın ticari değeri, toplanan iletişim listesinde saklıdır. Görevliler kartvizit toplar, ziyaretçi bilgilerini kaydeder, ilgilenilen ürünleri not eder ve ciddi alıcıları takip için işaretler.
- Temel ürün bilgisi: Görevliler teknik sunum yapmak zorunda değildir ancak rutin soruları yanıtlayabilmeli ve ziyaretçileri doğru uzmana yönlendirebilmelidir.
Dil becerisi kritik önem taşıyor
Expoforum’da düzenlenen etkinliklerin uluslararası niteliği, dil becerisini vazgeçilmez kılar. Örneğin Rus Sanayici Forumu gibi etkinliklerde, stant görevlilerinin endüstriyel ekipman, otomasyon, malzeme bilimi ve Endüstri 4.0 gibi konularda terminolojiye hâkim olması beklenir. Global Balıkçılık Forumu’nda ise 80’den fazla ülkeden gelen ziyaretçilerle iletişim kurabilmek için en azından temel İngilizce bilgisi büyük avantaj sağlar.
Sektörde faaliyet gösteren personel ajanslarının fiyatlandırması da bu beceri farkını yansıtır. Yabancı dil bilmeyen hostesler saatlik yaklaşık 24 avrodan başlarken, bir yabancı dil bilenler 28 avro, İngilizceye ek olarak ikinci bir dil bilenler ise 30 avro civarında ücretlendirilir.
Erken rezervasyon şart
St. Petersburg’un yoğun fuar takvimi göz önüne alındığında, deneyimli ve iki dilli personel talebi büyük etkinlikler sırasında zirveye ulaşır. Ajanslar, standart personel ihtiyaçları için en az bir ay önceden planlama yapılmasını öneriyor. Standart 9-18 metrekarelik bir stant genellikle bir ila iki görevli gerektirirken, büyük özel stantlar için üç ila beş kişilik ekipler ve farklılaştırılmış roller gerekebilir.
Expoforum’un ev sahipliği yaptığı fuarlar, Rusya ve uluslararası iş dünyası arasında köprü kurmaya devam ediyor. Bu köprünün en görünür ama en az takdir edilen ayaklarından biri hiç kuşkusuz stand görevlileridir. Onlar sadece birer karşılama yüzü değil; satış hunisinin ilk filtresini oluşturan, potansiyel müşteriyi doğru yönlendiren ve fuarın üç günlük yoğun mesaisini anlamlı bir iş bağlantısına dönüştüren profesyonellerdir. Bir sonraki Expoforum etkinliğinizde stant tasarımına gösterdiğiniz özenin bir kısmını da bu insan kaynağına ayırmanız, yatırımınızın geri dönüşünü doğrudan etkileyecektir.
